Daten-Import

Wenn du aus einer anderen Software zu likami wechselst oder größere Datenmengen einspielen möchtest, kannst du Patienten, Ärzte und Leistungen importieren — als CSV oder Excel-Datei (.xlsx). Der Import läuft immer zweistufig: erst eine Vorschau (es wird nichts geschrieben), dann der eigentliche Import.

Achtung

Der Import steht ausschließlich Benutzern mit der Rolle Inhaber oder Verwaltung zur Verfügung.

Du findest ihn unter Einstellungen → Tab Import.

Zwei Import-Wege

Datenart	Ablauf
Patienten, Ärzte	Du lädst den Export aus deinem Altsystem hoch — die Spalten müssen keiner Vorlage folgen. likami analysiert die Datei und schlägt die Zuordnung vor, du prüfst und korrigierst sie.
Leistungen	Die Datei muss dem Aufbau der Vorlage folgen. Lade die Vorlage herunter, fülle sie aus, lade sie hoch.

Ablauf: Patienten und Ärzte

1. Was möchtest du importieren? — wähle Patienten oder Ärzte

2. Datei hochladen — klicke auf Datei auswählen (CSV/Excel). likami analysiert die Datei sofort und meldet, wie viele Spalten gefunden und wie viele automatisch zugeordnet wurden. Hast du noch keinen Export, kannst du über Vorlage für … herunterladen eine leere Vorlage nutzen.

3. Spalten zuordnen — die Tabelle zeigt pro Spalte den Namen aus deiner Datei, bis zu drei Beispielwerte und das Zielfeld. Ein Badge sagt, woher der Vorschlag kommt:

   • Automatisch erkannt — Spaltenname passt exakt
   • Vorschlag — Spaltenname ist ähnlich
   • Anhand der Werte erkannt — der Spaltenname passte nicht, aber die Werte sind eindeutig (z.B. PLZ, Datum, E-Mail)

   Über das Auswahlfeld änderst du jede Zuordnung oder setzt sie auf — Nicht importieren —. Zielfelder mit * sind Pflicht; fehlt eines, weist likami darauf hin und die Vorschau bleibt gesperrt.

4. Vorschau erstellen — likami prüft alle Zeilen, ohne etwas zu schreiben

5. Prüfen & importieren — kontrolliere die Vorschau und klicke auf n Patienten importieren bzw. n Ärzte importieren, dann bestätige den Dialog

Pflichtfelder

• Patienten: Vorname und Nachname
• Ärzte: Name
• Leistungen: Positionsnummer

Alle anderen Felder sind optional.

Kombinierte Spalten

Manche Zielfelder dürfen mehreren Quellspalten zugeordnet werden — die Werte werden dann in Spaltenreihenfolge mit einem Leerzeichen verbunden:

• Straße & Hausnummer — falls dein Altsystem Straße und Hausnummer getrennt führt
• Name (inkl. Titel) bei Ärzten — z.B. Titel + Vorname + Nachname

Für Patienten gibt es außerdem das Zielfeld Name komplett (wird aufgeteilt): Es deckt Vor- und Nachname in einer Spalte ab (Format „Nachname, Vorname”) und wird beim Import automatisch getrennt.

Zielfelder Patienten

Anrede, Titel, Vorname*, Nachname*, Name komplett, Geburtsdatum, Straße & Hausnummer, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Versicherungstyp, Versicherungsname, Versicherten-Nr., Überweisender Arzt, Sprache

Zielfelder Ärzte

Name (inkl. Titel)*, Telefon, E-Mail, Straße & Hausnummer, PLZ, Ort, Fachrichtung

Ablauf: Leistungen

1. Wähle Leistungen
2. Lade über Vorlage für Leistungen herunterladen die Vorlage; die Spalten sind: Name, Dauer (Min.), Preis (EUR), Positionsnummer, Zuschlag
3. Fülle die Vorlage aus und lade sie über Datei auswählen (CSV/Excel) hoch
4. Klicke auf Vorschau erstellen
5. Prüfe die Vorschau und klicke auf n Leistungen importieren

Die Spalte Zuschlag akzeptiert ja/nein bzw. true/false. Zuschläge dürfen die Dauer leer lassen — sie werden dann als 0 Minuten importiert.

Was likami automatisch erkennt

• Dateiformat — CSV und Excel (.xlsx). Das alte .xls-Format wird nicht unterstützt — in Excel als .xlsx oder CSV speichern.
• Zeichensatz — UTF-8 (mit und ohne BOM) sowie Windows-1252 werden automatisch erkannt
• Trennzeichen — Komma, Semikolon und Tabulator
• Spaltenüberschriften — Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen, Bindestriche und Umlaute werden normalisiert (E-Mail, email und E Mail sind dasselbe); zusätzlich kennt likami gängige Bezeichnungen aus verbreiteten Praxis-Systemen
• Preise und Datumsangaben — gängige Formate werden flexibel geparst (19,90, 19.90; TT.MM.JJJJ und JJJJ-MM-TT)

Umgang mit Duplikaten

Beim Import prüft likami den fachlichen Schlüssel jeder Zeile:

Datenart	Duplikat-Schlüssel
Patienten	Name + Geburtsdatum
Ärzte	Name (ohne Titel-Zusätze, Groß-/Kleinschreibung ignoriert)
Leistungen	Positionsnummer

Geprüft wird gegen den bestehenden Datenbestand und innerhalb der Datei. Zeilen mit einem bereits vorhandenen Schlüssel werden übersprungen und in der Vorschau als Duplikat mit Begründung ausgewiesen. Bestehende Einträge werden nicht überschrieben.

Hinweis

Die E-Mail-Adresse ist bei Patienten bewusst kein Duplikat-Kriterium — Familien teilen sich häufig eine Adresse.

Vorschau und Ergebnis

Die Vorschau zeigt Badges mit der Anzahl gültig, Duplikate und Fehler sowie eine Tabelle der Zeilen. Fehlerhafte Zeilen nennen die betroffene Spalte und die Ursache, sodass du sie gezielt in deiner Quelldatei korrigieren kannst. Importiert werden nur die gültigen Zeilen; Fehler und Duplikate werden ignoriert.

Nach dem Import erscheint die Meldung Import abgeschlossen mit der Anzahl der angelegten Datensätze sowie der übersprungenen Duplikate und Fehler. Über Weiteren Import starten setzt du das Formular zurück.

Tipp

Beginne immer mit einer kleinen Test-Datei (z.B. 5 Zeilen), um Format und Spaltenzuordnung zu prüfen, bevor du große Datensätze importierst.

Hinweis

Importierte Patienten erhalten automatisch die Standard-Preisliste. Prüfe nach dem Import, ob einzelne Patienten einer anderen Preisliste zugeordnet werden müssen.